1、簡単 共有化することを意識さえせずに

まず、とにかく簡単でなければいけません。それは、操作が易しいということもありますし、また、手間がかからないということも重要です。手間がかかるのであれば、ファイル共有サービスにした意味がありません。

ファイル共有サービスのSmartBiz+を使うと、ファイル共有に必要な操作は、共有フォルダへのドラッグ&ドロップだけ。自動同期ができるので、アップロードをするという意識すらいりません。普通に自分のPCと同じように使えば、取引先の企業であろうと、海外支店の社員であろうと、簡単に共有化することができます。しかも、専用クライアントを使うことによって、2GB、3GBといった大きなファイルも分割して同期する為、やり取りするファイルの大きさに制限がありません。

もちろん、データはそれぞれフォルダごとに誰と共有して、誰と共有しないか、編集できる人は誰にするかなどの権限を設定できますから、仕事の関わりごとに適切な共有化が行えます。最初に設定しておけば、このデータ渡したつもりで忘れていた、なんてことは一切無くなるわけです。

また、いつもやり取りしている相手とは別の相手に、その時だけデータを渡したい、なんていう時も一時的に利用可能なURLとパスワードを発行することによって簡単にデータを渡すことができます。

2、安全 無料サービスはダメ?

さて、重要な仕事上のデータ、いくら便利だからと言っても、セキュリティがしっかりしていなければ使うわけにはいきません。とにかく共有化できればいいということであれば、無料のファイル共有サービスもありますが、コンプライアンス上の問題で使うことができないという企業も多いのではないでしょうか。

SmartBiz+では、ユーザーとシステム間の通信を全て暗号化、アクセスは常時監視されていて、いつ、誰が、何のデータを参照したのか、いつでも確認することができます。また、20年以上にわたる運用実績のある国内のデータセンターにて、確実にデータを保管しています。

USBメモリでありがちな、人的ミスでデータがどこに行ったか分からない、なんてことも無くなりますね。

3、低コスト 10人で使って7,600円

最後はコストの問題です。そもそも、予算がたくさん使えるのであれば自分達で共有システムを持てばいいのです。それが難しいからこそ、ファイル共有サービスを使うのであり、低コストは必須条件であると言えます。

SmartBiz+では、1IDあたり、なんと月額700円から利用可能(初期費用0円)。利用ID数が増えると、ID当たりの単価はさらにお得になります。利用できる容量は、最初の1GBは無料で提供、以降、1GBあたり月額30円。例えば、10ユーザーが20GBのデータを使ったとして、月額7,600円になる計算です。ぐっと数を増やして、200ユーザーが500GB使ったとしても、月額150,000円の予算でまかなえます。

テレビの現場で たくさんの相手と大量のデータのやり取りが、一気に解決

最後に、ファイル共有サービスが効果的に使われた例として、テレビの現場をご紹介したいと思います。

テレビの現場では、例えばCG制作会社と動画のやりとりをし、音響効果の会社とは音楽のやり取りを、衣装さんとは写真のやり取りなど、複数の相手と、日常的に大量の、そして大容量のデータのやり取りをしなければいけません。

これを、それこそUSBを使ってバイク便でそれを運んで…としていたら、手間はかかるし、お金もかかるし、猛烈に忙しい中にたった1つのミスで大変な事態を招きかねません。

そんな番組の制作現場にSmartBiz+が採用されました。他のファイル共有サービスはセキュリティ面での不安が払しょくできなかったとのことですが、SmartBiz+なら安心。とくに特定の端末のみアクセスを許可するデバイス制限機能は情報システム部門を説得する最大のポイントになったようです。しかもデータのやり取りは非常に簡単で普段作業をしている延長で簡単に共有化できてしまいます。多数に渡る相手とのやり取りでも、ファイルごとに閲覧権限などを決められるので間違いが起きません。スケジュールギリギリまでいっぱい使って作業をすることを可能にしました。

テレビに関わらず、動画のような大きなデータを多用する仕事では非常に便利です。あるいは大規模建設で、施工会社、電気系統など、3、4社が1つの建築をそれぞれの分野ごとに受け持ち、臨時の事務所を構えて数年にわたって作業を共有する、なんていう時にも心強い味方となります。

いかがでしょうか? 社外とのデータ共有、スムーズに進んでいますか? もしかしたら、ファイル共有サービスを使うことによって、ぐっと楽に、そして安全になり、しかも仕事の質も上がるかも、しれません。これを機会に、ぜひ、見直してみてください。

著:スマートビズプラス事務局担当

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建設・施工現場におけるペーパレス化やクリエイターや営業パーソンのiPadを使った効果的な提案活動など、SmartBiz+の事例はこちら。

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