1. ほはばの特徴はクラウドの有効活用
-- 「ほはば」の名前の由来を聞かせてください。
お客様と同じ「歩幅」で歩く税理士を目指そうという気持ちを込めて名づけました。
税理士が思う最善とお客様が思う最善は食い違うことがあります。そのときに、税理士の考えを押し付けるのではなく、いくつかの選択肢と判断基準を示した上で、お客様に選択していただくことをモットーとしています。このことを忘れないように法人名を「ほはば」としました。
-- ほはばの特徴的なところは何でしょうか。
お客様とのコミュニケーションのやり方が他の税理士法人とは違うかもしれません。原則として、クラウド経由でコミュニケーションさせていただいています。
-- 会計ソフトをクラウド上で提供しているということでしょうか。
それもあります。あるパッケージソフトのクラウド版を私どもとお客様とで共同利用しています。それだけではありません。ヘルプデスク用にクラウド型のビジネスチャットソフトを使っています。税理士はお客様先に定期的に訪問しているため移動が多いので、事務所に電話をいただいてもなかなか対応できません。また、他のお客様先にいるときには携帯電話に出ることもできません。ビジネスチャットのおかげで、お客様に何度もお電話をいただかなくても、移動中にお客様から問い合わせの確認できるので、お客様をお待たせする時間を最小限にすることができます。
2. SmartBiz+で客先での即答が可能に
-- SmartBiz+もお客様と共有されているのでしょうか。
こちらは、税理士と社内スタッフのみで利用しています。重要な情報ばかりなので、万が一でも他のお客様の情報が見えてしまうという事態を避けたいからです。
-- 具体的な使い方を教えてください。
一つは、ビジネスチャット経由でお客様からご依頼のあった帳票類を、同じくビジネスチャットに添付するというような使い方です。これはファイルサーバーとしての活用の仕方です。
もう一つは、たとえばお客様先で急に情報が必要になったときの対応です。例えば、帰りがけにお客様が「ところで、借入金の返済予定はどうなっていたかな」と尋ねられることがあります。以前ならば、「事務所に戻って確認してお電話します」というような対応しかできませんでしたが、今はiPhoneを取り出して、SmartBiz+のサーバーにアクセスすれば、すぐに回答できるようになりました。
-- お客様の全てのファイルを紙で持ち歩くわけには行きませんからね。
はい。ノートPCに全てのファイルを入れて持ち歩くという手もありますが、一度電源を切ってしまうと、起動までにかなり時間が掛かるので、帰りがけに即答というのはできないケースもありますし、万が一ノートPCを紛失したら大変なことになります。セキュリティの観点から、それはできません。
3. 所属している税理士の収入向上のために効率化が必要だった
-- SmartBiz+を導入する前にビジネス上の課題はありましたか。
若い税理士や税理士補助メンバーの平均的な収入は、みなさんが思っているより少ないのです。一人前になるまでは、丁稚奉公という意識が根付いている業界のためかもしれません。また、お客様の多くはいわゆる中小企業ですので多額な報酬を請求できるお客様ばかりではありません。なので、担当している会社の数が収入を決める要素になります。しかし、お客様先への訪問も多いですし、紙ベースだと持ち帰りの仕事も多くなる。昔ながらのやり方では、担当法人数がどうしても頭打ちになり、結果として収入が少ないということになってしまっていました。
我々としては、所属しているメンバーの収入を向上したい。そのためには、お客先様への移動中にも事務がこなせるなど効率を上げるための施策が必要でした。
4. 動作が軽いのと容量追加の柔軟性が決め手
-- SmartBiz+以外にも検討したサービスはありましたか。
実は、SmartBiz+以前にファイルサーバーとしても使えるサービスを利用していました。ところが性能面で問題がありました。ファイルのダウンロードやアップロード中にエラーで終了してしまうことが多かったのです。社内にある15台のPCのうち10台でファイルを開くことができないという事態が発生したこともあり、さすがに業務への支障を感じました。
そのうち改善されると思っていたのですが、一向に改善されません。ヘルプデスクに対応を依頼しましたが、なかなかエスカレーションされなかったようです。
そこで、そのサービスの機能には不満なかったのですが、別のサービスを検討することにしました。
-- その中にSmartBiz+も含まれていたのでしょうか？
はい。
-- その他、いくつぐらいのサービスを検討されましたか。
扱っているのが重要な情報なので、フリーのサービスは最初から除外し、セキュリティ面で信頼できる会社のクラウドサービスだけを検討することにしました。この時点での候補は10社弱でした。候補はネットで探しました。
まず操作性を見て、初心者が使用するのにはハードルがありそうなものは候補から外しました。
それで残ったのが、2社でした。国内有数のSIerのサービスとSmartBiz+です。
-- その2つから、SmartBiz+を採用した理由を教えて下さい。
動作が軽いこととサーバー容量の追加が柔軟だったことです。
競合サービスについては、Windows標準のエクスプロラーを利用してサーバーにアクセスするため、初心者でも使いこなせるという面では最高でした。しかし、容量が大きいファイルを操作しようとすると、とたんに時間がかかるという欠点がありました。また、サーバーの容量を増やそうと思うとユーザー数を増やさないといけない課金体系だったのも、一人一人の税理士の担当法人数を増やすという当法人の目的には合わないと感じました。
-- SmartBiz+を採用した理由をまとめると、セキュリティ面で安全な会社のサービス・初心者でも使いこなせる操作性・動作が軽い・サーバー容量の追加が柔軟ということでよろしいでしょうか。
はい。付け加えるとすれば、提供会社に永続性がありそうかというのも重要な選択ポイントでした。業務において最重要な情報を預けているので、ある日突然提供会社が潰れてしまったら、当法人の業務もストップすることになってしまいます。
5. 導入はスムーズで、CTCの対応も良かった
-- 導入に際して、大変だったことはありましたか。
既に別のサービスを利用していたので、データの移行が必要となりました。それが結構大変でした。ただ、以前のサービスを導入した時よりはかなり楽でした。
以前のサービスから、いったん当法人にあるローカルサーバーにダウンロードする必要がありました。ここまでは仕方のないことです。しかし、さらにSmartBiz+のサーバーにアップロードするとなると担当者が付きっきりになるので、大変だと思いました。
以前のサービスの利用開始時にはアップロードするしかなかったので、今回もと覚悟していたのですが、念のためCTCのサポートに問い合わせてみました。すると「同期機能があるので、設定さえしておけば、あとは自動的に進行します」とのことでした。この機能のおかげで、かなり楽になりました。
-- 初期設定での苦労はありましたか。
管理ツールが、これで大丈夫なのかと思うぐらい簡素化されているので、設定は極めて楽でした。機能が多くて自由度が高いほうがいいという会社もあるかもしれませんが、我々のようなコンピュータの専門家でない者にとってはこのほうが楽です。すでに4ヶ月使っていますが、その間全く不都合を感じたことはありません。必要十分の設定機能が揃っているという評価です。
-- サポートデスクの対応はいかがでしたか。
レスポンスが早く、窓口がワンストップで対応してくれるのがいいですね。
基本はメールでのやりとりになりますが、だいたい数時間以内で返答があります。
また電話を掛けると、別の部署に掛け直して欲しいとたらい回しにする会社もありますが、そのようなことは一切ありませんでした。
-- 営業担当者の対応はいかがでしたか。
そちらも良かったです。会社全体として、迅速で丁寧な対応だと思います。
-- ユーザー教育の苦労はありませんでしたか。
元々初心者でも操作できるかどうかが選定ポイントだったので、ユーザー教育はまったくしませんでした。スマートフォンでメールのやり取りができるレベルのリテラシーがあれば、問題なく使いこなせると思います。
6. 会社全体の売上にも大きな効果
-- 税理士の収入向上のため効率化という当初の目標は達成出来ましたか。
はい。特に、出先でiPhoneでサクサク動くということが効率化に寄与していると思います。
-- 具体的な数字で表現できますか。
これは目安の数字ですが、今まで一人あたり20社ぐらいで頭打ちになっていたのが、24社から26社担当できるようになりました。2～3割の効率アップです。
-- 法人全体の売上という意味ではいかがですか。
いろいろな取り組みが認められてお客様が順調に増えている状況です。ただ、税理士が足りないとか、お客様のファイル保管用のスペースを確保しないといけないなど社内の事情で、依頼をいただいてもお引き受けできなくなることがあります。売上の"踊り場"が発生するのです。SmartBiz+のようなITインフラがあると、"踊り場"が短くて済みます。
-- これ以外にも効果はありましたか。
ファイル保管に関しては完全ペーパーレス化に踏み切ることができました。この効果も大きいです。紙のファイルの整理整頓は、それだけでもコストが掛かるので、これが節約できるのは嬉しいです。また、ファイルの保管場所だった場所が空くので、その分税理士やスタッフのスペースとして使えるようになります。つまり人を増やすことができ、法人全体の売上増大が期待できます。
-- SmartBiz+の評価をまとめていただけますか。
以前は、大企業でしか利用できなかったレベルのサービスが、安価なので中小企業でも利用できるようになったと感じています。
あと、ライセンス体系がリーズナブルで分かりやすいので、ランニングコストがすぐに計算できます。今後も規模が拡大していくことが予想されるので、これは安心だし、ありがたいと思っています。
7. CTCの評価と期待
-- CTCの評価をお聞かせください。
先程も言いましたが、会社全体として迅速で丁寧です。
具体的な例で言いますと、データが消えてしまったことがありました。サポートデスクとやりとりするうちに当法人の人的ミスだということが判明しました。「こちらの責任なのでこちらで対応する」と申し伝えたのですが、問題が解決するまで対応してくれました。その間、サポートデスクからメールも電話もいただきました。
-- 最後にCTCへの今後の期待をお話しいただけますか。
SmartBiz+の細かい操作性や機能で改良してもらいたい部分がありますが、それについては対応いただけるものと思っています。
また、おかげさまで今のオフィスが手狭になってきたので、今年4月に移転します。今後ユーザー数もどんどん増えていく予定ですので、変わらぬサポートをお願いしたいと思います。
-- 本日は、貴重なお話をありがとうございました。
